SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

ORIGEN Y ANTECEDENTES

   Surge con los trabajos del biólogo alemán Ludwing von Bertalanffy, publicados entre 1950-1968. En las últimas décadas, el desarrollo general de las teorías de sistemas ha servido de base para la integración del conocimiento a través de un amplio campo.

   En las sociedades complejas con una acelerada expansión del conociendo, los diversos campos científicos están cada vez mas diferenciados y especializados, en muchos campos científicos la atención en las últimas décadas ha sido pues enfoques analíticos, de obtención de datos y enfoques experimentales.

   Las raíces históricas del pensamiento de sistemas relacionado con la organización y la administración se remontan a muchos años atrás. Mary Parker Follet, en sus escritos de la época de los teóricos de la administración clásica, expresó muchos puntos de vista indicativos en un enfoque de sistema. Consideró los aspectos psicológicos de la administración., describió la admón., como un proceso social, y consideró la organización como un sistema social.

   El enfoque de sistemas ha sido adaptado y utilizado ampliamente en la administración. Al principio los modelos eran cerrados. Más recientemente, técnicas como el análisis de decisiones han adoptado un enfoque de sistemas abiertos.

   La teoría general de sistemas no busca solucionar problemas ni proponer soluciones prácticas pero si producir teorías y formulaciones conceptúales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. También podemos decir que es un punto de vista global desde el que se deberá analizar todos los tipos de sistema.

   Un sistema es como una cadena por ej. Las moléculas existen dentro de las células, las células en tejidos, etc. El agua es diferente del hidrógeno y el oxigeno que la constituye.

   La teoría de sistemas se introdujo por:

• La necesidad de sintetizar las teorías que la procedieron.
• Inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas por la tecnología, informática y la cibernética.

   La teoría general de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden separar sus elementos, ya que la comprensión de un sistema se da sólo cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes.

DEFINICION

   Un sistema por definición está compuesto de partes o elementos interrelacionados. Esto se aplica a todos los sistemas mecánicos, biológicos y sociales. Todos los sistemas deben tener más de dos elementos y estos a su vez estar interconectados.

   El sistema es en términos como un todo, una entidad propia, con propiedades únicas comprensibles en términos del todo especialmente frente al tradicional enfoque reduccionista o mecanicista sobre las partes separadas y una noción simplista de la forma en que estas partes se integran entre sí.

   El punto clave está constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo; puede existir un conjunto de objetos, pero si estos no están relacionados no constituyen un sistema.

   La palabra sistema tiene muchas connotaciones: conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado.

   El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta de varios órganos o miembros, solo cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz de igual manera se puede pensar que la organización es un sistema que consta de varias partes interactuantes. En realidad el sistema es un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.

   La teoría de sistemas penetró rápidamente en la teoría administrativa por dos razones fundamentales:

a) Debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías que la precedieron, llevándose con éxito cuando se aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la organización.

b) La cibernética y la tecnología informática, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.

   La unidad de organización y sistemas es la encargada de conocer los problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan por cambios y adaptación de los diversos sistemas formales a los objetivos determinados por el nivel superior, y proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean, apoyándose en técnicas y herramientas específicas, por iniciativa propia, por solicitud de alguna unidad específica o dentro de un plan general de trabajo.

   Los sistemas que están sujetos a la acción de esta unidad son los administrativos y la estructura y los procedimientos que considera son los formalmente establecidos. Las técnicas aplicables son las que aportan el análisis de sistemas y la simplificación del trabajo. La labor de la unidad nace, fundamentalmente, de estas decisiones:

• Por iniciativa del gerente de la unidad
• Por solicitud de alguna otra unidad
• Por la formulación de un plan de trabajo, elaborado generalmente por el gerente de la unidad y aprobado por el nivel superior

   Evidentemente esta última forma es la más recomendable por cuanto implica considerar a la organización como un elemento de gestión y, por lo tanto, requiere su planificación.

   Las funciones inherentes a la organización y métodos, en muchas de ellas de manera asistemática. Solo las grandes empresas están en condiciones de generar la autonomía departamental. En las de menor tamaño se presentan como labor complementaria asignada a determinados cargos directivos, o se resuelven mediante asesoría externa.

   Este puede ser también un recurso extraordinario para las empresas de gran magnitud, cuando se encaran transformaciones profundas.


NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Organización Lineal

   Es la estructura más simple y más antigua, esta basada en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.

Caracaterísticas De La Organización Líneal

1. Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una jerarquización de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos), muy defendida por Fayol en su teoría clásica de la administración.
2. Tiene Líneas formales de comunicación, únicamente se comunican los órganos o cargos entre sí a través de las líneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo.
3. Centralizar las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización
4. Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica disminuye el número de cargos u órganos.

Organización Funcional

   Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea

Características De La Organización Funcional

1. Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.
2. Línea directa de comunicación: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
3. Descentralización de las decisiones: las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados.
4. Enfasis en la especialización: especialización de todos los órganos a cargo.

Organización De Tipo Línea-Staff

   Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva.

   Las principales funciones del staff son:

• Servicios Consultoría y asesoría 
• Monitoreo Planeación y control

   Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto.

Características De La Organización Línea-Staff

• Función de la estructura lineal con la estructura funcional, cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única.
• El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones toman la decisión final con base en aquella recomendaciones. Aquel no puede obligar a los demás órganos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de línea, sino de staff, es decir, de asesoría y prestación de servicios especializados.
• Coexistencia de las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación, se produce una conciliación de las líneas formales de comunicación entre superiores y subordinados.
• Separación entre órganos operacionales (ejecutivos), y órganos de apoyo (asesoría), la organización línea-staff representan un modelo de organización en el cual los órganos especializados y grupos de especialistas aconsejan a los jefes de línea respecto de algunos aspectos de sus actividades.
• Jerarquía versus especialización, la jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

• Propósito u objetivo: Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. 
• Globalismo: Todo sistema tiene naturaleza orgánica. Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasis.

1. Entropía: Es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. Es decir, a medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía1, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema. 
2. Homeostasis: Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente. O sea la homeostasis son procesos cuyo objetivo es mantener en equilibrio de forma constante el medio interno, que es aquel espacio donde tiene lugar toda la actividad

• Equifinalidad: Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que reciba, el resultado es el mismo. Es una característica de los SISTEMAS ABIERTOS, y se entiende como la propiedad de conseguir determinados objetivos por caminos muy diferentes, con independencia de las condiciones individuales que posea el sistema. Es decir que un sistema puede alcanzar por distintos caminos el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iníciales. Esta definición es contraria con la relación de causa y efecto de un SISTEMA CERRADO. En las organizaciones Equifinalidad se puede entender como flexibilidad y adaptabilidad.

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ANÁLISIS SISTEMICO 

   Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisis sistemático son las siguientes: 

Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso, retroalimentación y ambiente.

Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización. 

Multidimensional y multinivelado: se considera a la organización desde un punto de vista micro y macroscópico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, país); es macro cuando se analizan sus unidades internas. 

Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas. 

Probabilística: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en términos predictivos y no con certeza. 

Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. La teoría moderna presenta una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos. 

Descriptiva: buscar describir las características de las organizaciones y de la administración. Se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo.

Multicausal: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podrían ser generados por la retroalimentación. 

Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organización debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalización en los resultados en lugar del énfasis sobre el proceso o las actividades de la organización. 

PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

- OBJETIVO GENERAL

Realizar estudios para la caracterización de la organización, diagnosticando, analizando, reevaluando el desarrollo e implantación de normas, procedimientos, métodos de trabajo, administración del tiempo y del espacio y la evaluación del funcionamiento de los sistemas de registros y documentación, a fin de optimizar los procesos y lograr la administración eficiente de los recursos de la organización.

- FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Analiza, diagnostica y recomienda sobre estudios realizados en materia de organización y sistematización de los procesos administrativos.
• Entrevista y/o aplica cuestionarios al personal de la Institución.
• Analiza y redacta la información relacionada con las entrevistas y aplicación de cuestionarios.
• Elabora cronogramas de trabajo.
• Participa en comisiones técnicas del área
• Orienta y evacúa consultas técnicas en el área de su competencia.
• Redacta informes técnicos para diagnósticos y proposiciones.
• Participa en la implantación y seguimiento de los sistemas, procedimientos o estructuras organizativas propuestas.
• Sostiene reuniones con el personal de las unidades involucradas.
• Entrena a los usuarios en nuevas técnicas y procedimientos a implementar.
• Participa en el diseño de estructuras organizativas y/o funcionales de la organización.
• Diseña y analiza gráficos, organigramas, flujogramas de proceso, formularios e instructivos.
• Realiza estudios de métodos de trabajo, procedimientos, utilización de espacios, equipos y sistemas de registro y documentación.
• Elabora manuales de organización, normas y procedimientos.
• Elabora propuestas para el mejoramiento de los sistemas administrativos vigentes en las distintas dependencias.
• Somete los manuales a revisión por parte del supervisor inmediato.
• Corrige y/o adapta los procedimientos, estructuras y funciones de acuerdo a las revisiones realizadas.
• Diseña métodos y procedimientos de sistemas de registro y documentación.
• Hace seguimiento a planes, programas y proyectos organizacionales.
• Participa en la elaboración de planes, programas y proyectos organizacionales.
• Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
• Recaba información relativa a los procesos técnicos y administrativos, funciones y actividades de las unidades en estudio.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN Y RESPONSABILIDAD

MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
DINERO: Ninguna.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica y no ejerce supervisión.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la organización objeto de análisis de estructuras, procedimientos, etc., y con el Jefe de Organización y Métodos, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS: Ninguna.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO

AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO: El cargo está sometido a riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periodicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

A) EDUCACIÓN: Licenciado en Administración o Ingeniero Industrial o sus equivalentes.
EXPERIENCIA: Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo y estratégico en el área de organización y métodos.
B) EDUCACIÓN: Técnico Superior Universitario en Administración, Mención Organización y Sistemas.
EXPERIENCIA: Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo y estratégico en el área de organización y métodos.

4.- CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

• CONOCIMIENTOS EN: Diseño de sistemas y elaboración de manuales. Estructuras y procedimientos organizacionales. Redacción de procedimientos. Computación básica.
• HABILIDAD PARA: Elaborar flujogramas, organigramas y formularios. Sistematizar procesos. Analizar estructuras organizativas, procedimientos y métodos de trabajo. Plantear el desarrollo de nuevos sistemas. Trabajar en grupo. Redactar informes técnicos.
• DESTREZAS EN: El manejo de equipo de computación y equipo común de oficina.
• ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Análisis de procedimientos. Actualización en el área de análisis organizacional. Elaboración y aplicación de encuestas y entrevistas. Entrenamiento en el sistema de su unidad.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

   Existe una gran diversidad entre los tipos de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos:

   De acuerdo a su constitución estos pueden ser físicos o abstractos.

Sistemas físicos o concretos: estos son los que componen los equipos, maquinaria y objetos y elementos reales, esto quiere decir que están compuestos por un hardware.

Sistemas abstractos: estos son los que se componen de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces existen en los pensamientos de las personas, esto quiere decir que se componen de un software.

   De acuerdo a su naturaleza:

Sistemas cerrados: son los que no presentan intercambio con el ambiente que los rodean pues son impenetrables a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en este. No reciben ningún recurso externo ni produce algo para enviar afuera. Los autores denominan sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es completamente determinista y programado y operan con un pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. Los sistemas mecánicos y físicos pueden ser considerados cerrados con su ambiente.

Sistema abierto: Presentan intercambio con el ambiente, estos son los sistemas biológicos y sociales que están en constante interacción con el medio que los rodea, estos intercambian información, energía o material con su medio ambiente. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Estos son evidentemente adoptivos pues para sobrevivir deber readaptarse constantemente a las condiciones del medio.


FUENTES DE CONSULTA

•  http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml#orga#ixzz4cvseIBot
•  http://www.monografias.com/trabajos10/tege/tege.shtml#or#ixzz4by1RtI5L
• http://www.monografias.com/trabajos75/sistema-organizacional/sistema-organizacional.shtml#ixzz4bxsWmafE
• http://www.uc.edu.ve/Recursos_Humanos/manual_cargo/cargos_unicos/analsita__organizac_sistemas.htm

Karla Bialko C.