NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

NORMA

La palabra “norma” viene del latín norma; con ella se designa en primer término, aunque no exclusivamente, un mandato, una prescripción, una orden, aunque esto no supone que sea la única función de la norma, pues autorizar, permitir, derogar, también son funciones de las normas.

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española lo define como la “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.”. Así pues, tenemos que las normas dirigen todas las acciones del hombre, y el  sentido que toma esa dirección, dependerá en gran medida del tipo de norma a  la cual se sujete el individuo, toda vez que existe un variedad de ellas, las cuales se aplican a diferentes aspectos de la persona. 

Características de las Normas

Las normas se caracterizan en razón del sujeto que las emite, así como de su  exigencia, su cumplimiento y el ámbito de aplicación de la misma. Existen  muchas semejanzas y puntos de contacto entre los tipos de normas; para  establecer una diferenciación entre ellas nos valemos de sus características. 

En ese sentido tenemos la siguientes propiedades que definen a los diferentes tipos de normas. 

♣ Autonomía: en este supuesto el individuo actúa conforme a su libre albedrío, es decir, la conducta con la que obra el sujeto es de acuerdo con su voluntad. 

♣ Heteronomía: consiste en que la norma es dictada por un sujeto distinto al que debe acatarla. 

♣ Unilateralidad: se refiere a que frente al sujeto que está obligado al cumplimiento de la norma, no existe otro que le exija que acate a ésta.

♣ Bilateralidad: en este caso se imponen deberes y se conceden facultades por lo que existen dos o más partes. 

♣ Interioridad: es la que regula la conducta interior de las personas conforme a la voluntad de ésta, es decir, la intención de la persona. 

♣ Exterioridad: es la que corresponde a la conducta que manifiesta el sujeto de manera exterior. 

♣ Incoercibilidad: en ella no se aplica la fuerza para su cumplimiento. 

♣ Coercibilidad: se caracteriza por tener la posibilidad de aplicar la fuerza para su cumplimiento. 

Clasificación o Tipos de Normas

Los juicios que constituyen el mundo normativo rigen la conducta del ser humano en sociedad y se establecen de acuerdo al medio social al que se aplican, es decir, cada norma se encarga de regular los diferentes aspectos de la sociedad, teniendo de ésta manera 4 (cuatro) tipos de normas que cubren el semblante de la sociedad de la cual somos parte y son útiles para abordar los problemas prácticos de una manera eficaz, permitiendo saber las posibles opciones disponibles en relación a la conducta de los demás y con respecto a la propia, introduciendo así el orden en la vida social. 

♠ Normas Morales: son las que el ser humano realiza en forma consciente, libre y responsable con el propósito de hacer el bien, son propias del ser humano y su sanción, en caso de incumplimiento, hemos de responder a nosotros mismos y la sanción o castigo es el remordimiento de conciencia.  

♠ Normas de Trato Social (Sociales): son reglas creadas por la sociedad y cuyo incumplimiento trae el rechazo por parte del grupo social. Estas responden también a la denominación de usos sociales, reglas de trato externo o la de los convencionalismos sociales. Estas reglas pueden presentarse en forma consuetudinaria, como mandatos de la  colectividad, como comportamientos necesarios en algunos grupos. Son ciertas prácticas admitidas en la sociedad.

♠ Normas Religiosas: están integradas por el conjunto de normas manifestadas al hombre por Dios. Son preceptos obligatorios que regulan la conducta del hombre en relación con la divinidad, emanan directamente de Dios o de sus representantes en la Tierra, cuyo cumplimiento está impuesto por la fé. Las normas religiosas, por su naturaleza, participan en gran parte de los rasgos de las normas morales, ya que el contenido de ambas tiene como fin los aspectos interiores de los individuos.

♠ Normas Jurídicas: Son reglas de conducta de carácter obligatorio que han sido creadas por un órgano reconocido por el Estado y cuyo incumplimiento trae como consecuencia la aplicación de la fuerza (coercivamente). En esta clase de normas no importa la voluntad del sujeto a quien van dirigidas para su cumplimiento ya que es indiferente que este de acuerdo o no en acatarlas, pues la característica esencial de las normas jurídicas es la obligatoriedad y la posibilidad que tiene la autoridad de hacerlas cumplir por medio de la fuerza. Tanto las normas morales como las normas jurídicas se encaminan a la creación del orden; pero es diferente el orden propio de la moral del orden característico de las normas jurídicas. Los mandatos contenidos en las normas morales tienen una finalidad ética, pues solo buscan la realización del bien, por lo que se dirigen a la conciencia de los individuos.

A niveles organizacionales también pueden definirse las normas, como un modo establecido y acordado de hacer una cosa. Puede tratarse de fabricar un producto, gestionar un proceso, prestar un servicio o suministrar materiales. Las normas pueden cubrir un amplio espectro de actividades realizadas por las organizaciones y utilizadas por sus clientes.

Son elaboradas por personas competentes en su campo y conocedoras de las necesidades de las organizaciones a las que representan: personas como fabricantes, vendedores, compradores, clientes, asociaciones comerciales, usuarios o reguladores.

Actualmente se cuenta con una amplia variedad de normas, que están diseñadas para que su uso sea voluntario, por lo que todo depende de la persona: no se trata de obligar a los individuos a la rectitud perenne, sino de que se utilicen las normas como forma de trabajar mejor. Según este boletín utilizado para ejemplificar, aquí se puede observar algunas de las normas más resaltantes en la industria en general, que homologan el trabajo para obtener productos o servicios con calidad estandard

Son potentes herramientas que pueden ayudar a fomentar la innovación y aumentar la productividad. Pueden hacer que las organizaciones tengan más éxito y que las vidas de la gente sean más sencillas, seguras y saludables.

Las normas cubren una amplia gama de temas, desde la construcción hasta la nanotecnología, desde la Gestión Energética hasta la Seguridad y Salud, desde las bolas de críquet hasta los postes de una portería. Pueden ser muy específicas, como en el caso de un tipo concreto de producto, o más generales, como prácticas de gestión.

El objetivo de una norma es proporcionar una base fiable para que la gente pueda compartir las mismas expectativas respecto a un producto o servicio. Esto ayuda a:

• Facilitar la comercialización.
• Ofrecer un marco de trabajo para obtener ahorro, eficiencia e interoperabilidad.
• Mejorar la protección y confianza de los consumidores.

Las organizaciones pueden utilizar:

1. Una Norma de Gestión de Calidad para ayudarles a trabajar de una forma más eficiente y reducir los fallos en los productos.
2. Una Norma de Gestión Medioambiental para ayudar a reducir el impacto medioambiental, reducir los residuos y ser más sostenibles.
3. Una Norma de Seguridad y Salud para ayudar a reducir los accidentes en el lugar de trabajo.
4. Una Norma de seguridad de TI para ayudar a proteger la información delicada.
5. Una Norma de construcción para ayudar a construir una vivienda.
6. Una Norma de Gestión Energética para ayudar a reducir el consumo de energía.
7. Una Norma sobre Seguridad Alimentaria para ayudar a evitar que se contaminen los alimentos.
8. Una Norma sobre Accesibilidad para ayudar a construir edificios accesibles para personas discapacitadas.
9. Una Norma de interoperabilidad para garantizar que las tarjetas bancarias y de crédito sean adecuadas para los cajeros automáticos y que puedan utilizarse en todo el mundo.

 PROCEDIMIENTOS

El término procedimientos corresponde al plural de la palabra procedimiento, en tanto, un procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas, tareas o ejecutar determinadas acciones.

Básicamente, el procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible. Porque precisamente es uno de los objetivos de seguir un procedimiento, garantizarse el éxito de la acción que se lleva cabo y más cuando son varias las personas y entidades que participan en el mismo, que requerirán de la observación de una serie de estadios bien organizados.

En tanto, de acuerdo al ámbito en el cual se aplique el término procedimiento, nos encontraremos con diversas referencias del mismo.

Partes que componen un Procedimiento

1. Propósito: Pequeña declaración de intenciones del documento.
2. Alcance: Hasta que nivel es aplicable el procedimiento.
3. Definiciones (o marco teórico): Listado de todos los conceptos claves mencionados en el documento. Esto es de vital importancia, debido a que será el marco teórico todo el texto del documento.
4. Referencias: En esta sección se hace referencias con otros procedimientos de la empresa con los cuales tienen puntos en común
5. Responsabilidades: Aquí se debe mencionar todos los actores involucrados y las responsabilidades de cada uno.
6. Requerimientos: En esta parte se deben destacar todos los pasos y recursos requeridos para que la tarea se lleve a cabo.
7. Anexos: Diagramas de flujos, formularios y todo lo relevante para la ejecución del procedimiento.

 
Clasificacion de los Procedimientos

Otras clasificaciones:

Descripción de los Procedimientos

El conjunto de elementos que constituyen la estructura de un procedimiento específico es el siguiente:

Portada; Todo procedimiento tendrá una primera página, denominada portada, en la que aparecerán los siguientes ítems:

Encabezado; Aparecerá en todas las páginas del documento, en él aparecerá y se indicará:
 

Logotipo de la empresa.
 

Consideración de procedimiento mediante la cabecera PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

Numero de revisión y fecha de la misma.
 

Entrada en vigor del procedimiento, desde su edición inicial.

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

Titulación del procedimiento que se desarrollará según la siguiente codificación:

    PRE: Siglas indicativas de Procedimiento Específico.

    ORGANIZACIÓN: Abreviatura correspondiente a la organización.

    XX: Pareja de dígitos que hará referencia al capítulo de la norma ISO 9001 en el que se encaja el procedimiento.

    YY: Número que corresponde al procedimiento dentro del mismo capítulo de la norma ISO 9001.

INDICE

Se reflejarán en él todos los Ítems del procedimiento.

RECUADROS

    Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisión del Procedimiento.

    Fecha en la que se ha realizado la revisión del Procedimiento.

    Firma de la persona que ha realizado la revisión del Procedimiento.

    Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobación del Procedimiento.

    Fecha en la que se ha realizado la aprobación del Procedimiento.

    Firma de la persona que ha realizado la aprobación del Procedimiento.

PIE DE PAGINA

En el pie se indicará lo siguiente:

    PRE-ORGANIZACIÓN-XX-YY. Según lo indicado anteriormente.

    Nombre del procedimiento

    Número de páginas: número de la página y número total de páginas.

1 OBJETO

Este apartado es obligado y se numera con el 1.

En él se expondrá la actividad o actividades que se describen en el documento.

2 ALCANCE

Este apartado es obligado y se numera con el 2.

Aquí se delimita el ámbito de aplicación de las actividades recogidas en el punto 1 (objeto).

3 REFERENCIAS

Este apartado es obligado y se numera con el 3.

Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos del manual de calidad, procedimientos u otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicación del documento.

4 DEFINICIONES

Este elemento es obligado y se numera con el 4.

Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redacción del documento y cuya interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de uso común. En el caso de que no se considere necesaria la definición de ningún término de los recogidos en el procedimiento, se podrá omitir esta cláusula eliminando este título y su numeral del conjunto del procedimiento.

5 RESPONSABILIDADES

Este apartado es obligado y se numera con el 5.

Aquí se recogen las responsabilidades de los distintos intervinientes en los distintos aspectos que se contemplen en el documento.

Las responsabilidades se asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente.

La explicación de estas responsabilidades debe ser clara, concreta y sucinta.

6 DESARROLLO

Este apartado es obligado y se numera con el 6.

Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a utilizar, calificación del personal; si procede.

7 REGISTROS

Este elemento es obligado y se numera con el 7.

En él se recogerá el título de todos los registros que dependen del procedimiento de que se trate.

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Este apartado es obligado y se numera con el 8.

Se deben indicar los puestos de la organización que han de disponer de una copia controlada del documento.

9 HISTORIAL DE REVISIONES

Este apartado es obligado y se numera con el 9.

Se indicará el número de la Revisión del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado u las causas del cambio.

La información se recogerá en una tabla.

10 ANEXOS

Este apartado es obligado y se numera con el 10.

Se indicarán todos los anexos del procedimiento, se numerarán (con cifras arábigas) y se incluirá el título y referencia.

Como anexos se incluirán, siempre que se considere oportuno, los diagramas de flujo que sean necesarios para realizar una descripción sinóptica del desarrollo de las actividades objeto del procedimiento, y de los modelos o formatos de los registros generados por éstas.

Los anexos, si existen y cuando procedan, llevarán...

Identificación en la parte superior.

Pie de página con la referencia:

FRCXXYYYZZ

Donde:

    FRC: Es el indicativo de Formato de Registro de Calidad.

    XX: Su número de orden en el procedimiento.

    PRE-EMPRESA

    YYYY: Referencia del procedimiento al que pertenecen.

    ZZ: Número de la Revisión del Anexo.

Recomendaciones

La mejor manera de aprender a hacer un procedimiento es conociendo y analizando otros procedimientos. Por ello se recomienda que como primer paso, antes de aplicar la guía que se incluye en esta práctica, se proceda a consultar la información que se facilita y a buscar en Internet cualquier ejemplo de esta índole.

Muy relacionado con la especificación de procedimientos es el desarrollo de normas. En este caso la mejor guía es el documento XXX de AENOR y la mejor manera de aprender sobre el tema es leer y analizar un conjunto de normas. Como se podrá apreciar, existe una clara similitud entre los contenidos que se establecen para los procedimientos y los de las normas.

Modelo de un Procedimiento

 

Diagramación de Procedimientos

Denominado también Diagrama de flujo o flujograma, el diagrama de procedimientos es una representación gráfica de las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada una y estableciendo la secuencia cronológica de las mismas. En otras palabras, expresa secuencialmente las acciones rutinarias de un proceso, de forma tal que se comprenda fácilmente.

Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de un proceso y que se conectan por medio de flechas para representar la secuencia lógica de operaciones específicas y la interacción o relación entre los encargados de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el trabajo como proceso y a identificar en qué parte del proceso está el problema. Esto permite analizar los procedimientos y aportar ideas para su cambio o mejora. 

El desarrollo de este tópico con mayor detalle, será reflejado en un próximo Blog en el cual se abordarán los aspectos importantes de la Diagramación.

DISEÑO DE POLÍTICAS

En principio se mencionan aspectos generales acerca de lo que son las políticas organizacionales.

Política Organizacional

Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. 

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.
 

Cabe destacar que las normas previamente establecidas, forman parte del contenido de las políticas organizacionales.

Tipos de políticas

Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organización, son de alto impacto o criticidad, por ejemplo: políticas de presupuesto, políticas de compensación, política de la calidad, política de seguridad integral, entre otras.

Específicas; son las que aplican a determinados procesos, están delimitadas por su alcance, por ejemplo: política de ventas, política de compras, política de seguridad informática, políticas de inventario, entre otras.

Esquema de política organizacional 

Metodología recomendada

    Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición, hasta su redacción.

    Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

    Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.

    Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.

Beneficios de la aplicación de las políticas

• Aseguran un trato equitativo para todos los empleados. 
• Generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles. 
• Es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados. 
• Facilita una comunicación abierta y promueve la honestidad. 
• Desarrolla la autoridad, poder y liderazgo. 
• Asegura la confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje. 
• Son indispensables para una adecuada delegación de autoridad. Reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo.

Recomendaciones

1. Su redacción debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y preciso, no deben existir ambigüedades.
2. La política es parte esencial de la vida organizacional de una empresa, por lo cual su letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir).
3. Debe ser adaptable a través del tiempo, por lo cual entra en juego la fase de mantenimiento. 

ENLACES DE CONSULTA

http://www.definicionabc.com/derecho/norma.php
http://m.monografias.com/trabajos95/procedimientos/procedimientos.shtml

https://www.gestiopolis.com/politica-organizacional-concepto-y-esquema-en-la-empresa/

Karla Bialko C.