NORMALIZACIÓN
NORMAS ISO
Orígenes y Antecedentes
La Organización Internacional para la Normalización tiene sus orígenes en la Federación Internacional de Asociaciones Nacionales de Normalización (1926–1939).
De 1943 a 1946, el Comité Coordinador de las naciones Unidas para la Normalización (UNSCC) actuó como organización interina.
En octubre de 1946, en Londres, se acordó por representantes de veinticinco países el nombre de Organización Internacional para la Normalización. La organización conocida como ISO (International Organization for Standarization), celebró su primera reunión en junio de 1947 en Zurich, Alemania, su sede se encuentra ubicada en Ginebra, Suiza. Su finalidad principal es la de promover el desarrollo de estándares internacionales y actividades relacionadas incluyendo la conformidad de los estatutos para facilitar el intercambio de bienes y servicios en todo el mundo.
En 1959, el Departamento de la Defensa de los Estados Unidos estableció un Programa de Administración de la Calidad que llamó MIL–Q–9858. Cuatro años mas tarde se revisó y nació MIL–Q–9858A.
En 1963 la Organización de Tratados del Atlántico Norte (NATO) prácticamente adaptó la norma MIL–Q–9858A para elaborar la primera Publicación del Aseguramiento de la Calidad Aliada (Quality Assurance Publication 1 (AQAP–1).
En 1970, el Ministerio de la Defensa Británico adoptó la norma AQAP–1 en su Programa de Administración de Estandarización para la Defensa DEF/STAN 05–8.
Con esa base, el Instituto Británico de Estandarización (British Standard Institute, BSI) desarrolló en 1979 el primer sistema para la administración de la estandarización comercial conocido como BS 5750.
Nacimiento de las Normas ISO
Con este antecedente, ISO creó en 1987 la serie de estandarización ISO 9000 adoptando la mayor parte de los elementos de la norma británica BS 5750. Ese mismo año la norma fue adoptada en los Estados Unidos como la serie ANSI/ASQC–Q90 (American Society for Quality Control); y la norma BS 5750 fue revisada con el objetivo de hacerla idéntica a la norma ISO 9000.
De acuerdo con los procedimientos de ISO, todos los estándares ISO, incluyendo las normas ISO 9000, debían de ser revisadas por lo menos cada cinco años.
La revisión de las normas originales ISO 9000 y sus componentes: ISO 9000, 9001, 9002, 9003 y 9004 publicadas en 1987 fue programada para 1992/1993, fecha en la que se creó el “Vocabulario de la Calidad” (estándar ISO 8402), el cual contiene terminología relevante y definiciones. Desde ese entonces se han modificado las normas ISO 9000 y la norma ISO 9004, además se agregó la serie de normas ISO 10000 (ISO 1011–1, 1011–2 y 1011–3. Criterios para auditoría y administración de programas de auditorías).
Tanto en Gran Bretaña como en toda Europa se implantó la norma con gran rapidez debido a que algunos organismos poco escrupulosos exigían a las empresas que se registraban que sus proveedores debían certificarse también, hecho que obligó a cada uno de los proveedores de empresas certificadas seguir el procedimiento. El requisito de certificación, para el caso de los proveedores, que impusieron los organismos certificadores no era necesario, pero representó ingresos de 80 millones de libras anuales (140 millones de US dólares) en concepto de honorarios para los organismos certificadores.
La norma ISO 9000 se comenzó a implantar en Estados Unidos desde 1990 debido a un efecto en cascada generado, en gran parte, por la publicidad y los medios de comunicación, los cuales definieron a la norma ISO 9000 como “El Pasaporte a Europa” que garantizaba competitividad global y que además, la empresa que no se certificara se vería incapaz de comercializar con países europeos. Desde 1993, el tema del pasaporte a Europa dejó de mencionarse, hoy en día los anunciantes simplemente enumeran los programas de cursos tales como: ISO 9000 y las Buenas Prácticas de Manufactura, ISO 9000 y la Administración de la Calidad Total, Cómo Aplicar la Reingeniería a través de la ISO 9000, entre otros.
Miembros
ISO se encuentra integrada por organizaciones representantes de cada país, solamente una organización por país puede ser miembro.
La totalidad de miembros se encuentran divididas en tres categorías: Miembros del Comité Ejecutivo, Miembros Correspondientes y los Miembros Suscritos.
Catálogo de algunas Normas ISO
ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario
ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos
ISO 9004 Sistemas de Gestión de la Calidad – Directrices para la mejora del desempeño
ISO 10011 Sistemas de Gestión de la Calidad - Directrices para auditorías
ISO/IEC 13818 MPEG-2
ISO 14000 Estándares de Gestión Medioambiental en entornos de producción
ISO 14001 Sistemas de gestión medioambiental - Especificación con guía para su uso
ISO 14002 Sistemas de gestión medioambiental - Guía sobre las consideraciones especiales para las pymes
ISO 14004 Sistemas de gestión medioambiental - Guías y principios generales, sistemas y técnicas de apoyo
ISO 14005 Sistemas de gestión medioambiental - Guía para las pymes
ISO 14006 Sistemas de gestión medioambiental - Ecodiseño (Normas en desarrollo)
ISO 14010 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Directrices para la auditoría medioambiental - Principios generales
ISO 14011 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Guía para las auditorías de sistemas de gestión de calidad o ambiental
ISO 14011-1 Parte 1: Auditoría de los sistemas de gestión
ISO 14011-2 Parte 2: Auditoría de cumplimiento
ISO 14011-3 Parte 3: Auditoría de declamación
ISO 14012 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Criterios de cualificación para auditores ambientales (o Calificación del auditor)
ISO 14013 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Gestión de los programas de auditoría de gestión medioambiental (o Gestión de los programas de auditoría)
ISO 14014 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Guía para las revisiones ambientales iniciales (o Revisiones iniciales)
ISO 14015 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Evaluación ambiental de sitios y organizaciones (EASO)
ISO 14020 Etiquetas y declaraciones ambientales - Principios Generales
ISO 14021 Etiquetas y declaraciones ambientales - Autodeclaraciones ambientales (Tipo II)
ISO 14022 Etiquetas y declaraciones ambientales - Definición de símbolos
ISO 14023 Etiquetas y declaraciones ambientales - Metodologías de prueba y verificación
ISO 14024 Etiquetas y declaraciones ambientales - Principios y procedimientos (Tipo I)
ISO/TR 14025 Etiquetas y declaraciones ambientales - Principios y procedimientos (Tipo III)
ISO/TR 14026 Integración de los aspectos ambientales en el diseño y desarrollo de los productos
ISO 14030 Evaluación del desempeño ambiental - Descripción del comportamiento medioambiental de las organizaciones
ISO 14031 Evaluación del desempeño ambiental - Metodología general de evaluación del comportamiento medioambiental
ISO 14032 Evaluación del desempeño ambiental - Ejemplos de desempeño ambiental (o Indicadores de comportamiento industrial específico para la industria)
ISO 14040 Evaluación del ciclo de vida - Principios y marco de referencia
ISO 14041 Evaluación del ciclo de vida - Definición de la finalidad y el campo y análisis de inventarios (o Directrices)
ISO 14042 Evaluación del ciclo de vida - Evaluación del impacto del ciclo de vida
ISO 14043 Evaluación del ciclo de vida - Interpretación del ciclo de vida
ISO/TR 14047 Evaluación del impacto del ciclo de vida. Ejemplos de aplicación de ISO 14042.
ISO/TS 14048 Evaluación del ciclo de vida. Formato de documentación de datos.
ISO/TR 14049 Evaluación del ciclo de vida. Ejemplos de la aplicación de ISO 14041 a la definición de objetivo y alcance y análisis de inventario.
ISO 14050 Términos y definiciones - Vocabulario
ISO 14060 Aspectos ambientales para las normas de productos - Guía para la inclusión de aspectos ambientales en las normas de producto
ISO 14062 Integración de los aspectos ambientales en el diseño y desarrollo del productos.
ISO 14063 Comunicación ambiental - Directrices y ejemplos
ISO 14064 Gases de efecto invernadero
ISO 14064-1 Parte 1: Especificación con orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las emisiones y remociones de gases de efecto invernadero
ISO 14064-2 Parte 2: Especificación con orientación, a nivel de proyecto, para la cuantificación y el informe de las emisiones y remociones de gases de efecto invernadero
ISO 14064-3 Parte 3: Especificación con orientación para la validación y verificación de declaraciones sobre gases de efecto invernadero
ISO 14065 Gases de efecto invernadero - Requisitos para los organismos que realizan la validación y la verificación de gases de efecto invernadero, para su uso en la acreditación u otras formas de reconocimientos
ISO 14066 Gases de efecto invernadero - Requisitos de competencias específicas para verificadores y validadores de proyectos (Normas en desarrollo)
ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario
ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos
ISO 9004 Sistemas de Gestión de la Calidad – Directrices para la mejora del desempeño
ISO 10011 Sistemas de Gestión de la Calidad - Directrices para auditorías
ISO/IEC 13818 MPEG-2
ISO 14000 Estándares de Gestión Medioambiental en entornos de producción
ISO 14001 Sistemas de gestión medioambiental - Especificación con guía para su uso
ISO 14002 Sistemas de gestión medioambiental - Guía sobre las consideraciones especiales para las pymes
ISO 14004 Sistemas de gestión medioambiental - Guías y principios generales, sistemas y técnicas de apoyo
ISO 14005 Sistemas de gestión medioambiental - Guía para las pymes
ISO 14006 Sistemas de gestión medioambiental - Ecodiseño (Normas en desarrollo)
ISO 14010 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Directrices para la auditoría medioambiental - Principios generales
ISO 14011 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Guía para las auditorías de sistemas de gestión de calidad o ambiental
ISO 14011-1 Parte 1: Auditoría de los sistemas de gestión
ISO 14011-2 Parte 2: Auditoría de cumplimiento
ISO 14011-3 Parte 3: Auditoría de declamación
ISO 14012 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Criterios de cualificación para auditores ambientales (o Calificación del auditor)
ISO 14013 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Gestión de los programas de auditoría de gestión medioambiental (o Gestión de los programas de auditoría)
ISO 14014 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Guía para las revisiones ambientales iniciales (o Revisiones iniciales)
ISO 14015 Auditoría de sistemas de gestión ambiental - Evaluación ambiental de sitios y organizaciones (EASO)
ISO 14020 Etiquetas y declaraciones ambientales - Principios Generales
ISO 14021 Etiquetas y declaraciones ambientales - Autodeclaraciones ambientales (Tipo II)
ISO 14022 Etiquetas y declaraciones ambientales - Definición de símbolos
ISO 14023 Etiquetas y declaraciones ambientales - Metodologías de prueba y verificación
ISO 14024 Etiquetas y declaraciones ambientales - Principios y procedimientos (Tipo I)
ISO/TR 14025 Etiquetas y declaraciones ambientales - Principios y procedimientos (Tipo III)
ISO/TR 14026 Integración de los aspectos ambientales en el diseño y desarrollo de los productos
ISO 14030 Evaluación del desempeño ambiental - Descripción del comportamiento medioambiental de las organizaciones
ISO 14031 Evaluación del desempeño ambiental - Metodología general de evaluación del comportamiento medioambiental
ISO 14032 Evaluación del desempeño ambiental - Ejemplos de desempeño ambiental (o Indicadores de comportamiento industrial específico para la industria)
ISO 14040 Evaluación del ciclo de vida - Principios y marco de referencia
ISO 14041 Evaluación del ciclo de vida - Definición de la finalidad y el campo y análisis de inventarios (o Directrices)
ISO 14042 Evaluación del ciclo de vida - Evaluación del impacto del ciclo de vida
ISO 14043 Evaluación del ciclo de vida - Interpretación del ciclo de vida
ISO/TR 14047 Evaluación del impacto del ciclo de vida. Ejemplos de aplicación de ISO 14042.
ISO/TS 14048 Evaluación del ciclo de vida. Formato de documentación de datos.
ISO/TR 14049 Evaluación del ciclo de vida. Ejemplos de la aplicación de ISO 14041 a la definición de objetivo y alcance y análisis de inventario.
ISO 14050 Términos y definiciones - Vocabulario
ISO 14060 Aspectos ambientales para las normas de productos - Guía para la inclusión de aspectos ambientales en las normas de producto
ISO 14062 Integración de los aspectos ambientales en el diseño y desarrollo del productos.
ISO 14063 Comunicación ambiental - Directrices y ejemplos
ISO 14064 Gases de efecto invernadero
ISO 14064-1 Parte 1: Especificación con orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las emisiones y remociones de gases de efecto invernadero
ISO 14064-2 Parte 2: Especificación con orientación, a nivel de proyecto, para la cuantificación y el informe de las emisiones y remociones de gases de efecto invernadero
ISO 14064-3 Parte 3: Especificación con orientación para la validación y verificación de declaraciones sobre gases de efecto invernadero
ISO 14065 Gases de efecto invernadero - Requisitos para los organismos que realizan la validación y la verificación de gases de efecto invernadero, para su uso en la acreditación u otras formas de reconocimientos
ISO 14066 Gases de efecto invernadero - Requisitos de competencias específicas para verificadores y validadores de proyectos (Normas en desarrollo)
ISO 17025 Requisitos Generales para la Competencia de Laboratorios de Prueba y Calibración
ISO 19011 Sistema de Gestión de Calidad - Auditoría de Calidad
ISO/IEC 20000 Tecnología de la información - Gestión del servicio
ISO/IEC 20000-1:2007 Gestión del servicio. Parte 1: Especificaciones (ISO/IEC 20000-1:2005)
ISO/IEC 20000-2:2007 Gestión del servicio. Parte 2: Código de buenas prácticas (ISO 20000-2:2005)
ISO 20022 Esquema universal de mensaje para la industria financiera Servicios Financieros
ISO 22000 Sistemas de Gestión de Seguridad Alimentaria
ISO 22320 Seguridad de la Sociedad. Gestión de emergencias.
ISO 26000 Responsabilidad social (de las organizaciones)
ISO/IEC 26300 OpenDocument Format (.odf)
ISO/IEC 27000 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información
ISO/IEC 28000 Seguridad de Riesgos en la cadena de suministros
ISO/IEC 29382 Reglas de gobierno de las TIC (IT Governance)
ISO 30000 Sistemas de gestión para el reciclaje de los barcos TC 6 Buques y tecnología marina
ISO 31000 Gestión de riesgos
ISO 32000 Formato de Documento Portátil (.pdf)
ISO/IEC 38500 Gobierno Corporativo de Tecnología de la Información
ISO/IEC 80000 Cantidades y Unidades
ISO 80000-1 Parte 1: Generalidades (IEC 60027-1 e IEC 60027-3, ISO 31-0)
ISO 80000-2 Parte 2: Signos y símbolos matemáticos utilizados en ciencias naturales y tecnología (IEC 60027-1, ISO 31-11)
ISO 80000-3 Parte 3: Espacio y tiempo (ISO 31-1 e ISO 31-2)
ISO 80000-4 Parte 4: Mecánica (ISO 31-3)
ISO 80000-5 Parte 5: Termodinámica (ISO 31-4)
IEC 80000-6 Parte 6: Electromagnetismo (IEC 60027-1, ISO 31-5)
ISO 80000-7 Parte 7: Luz (ISO 31-6)
ISO 80000-8 Parte 8: Acústica (ISO 31-7)
ISO 80000-9 Parte 9: Física química y física molecular (ISO 31-8)
ISO 80000-10 Parte 10: Física atómica y nuclear (ISO 31-9 e ISO 31-10)
ISO 80000-11 Parte 11: Números característicos (ISO 31-12)
ISO 80000-12 Parte 12: Física de estado sólido (ISO 31-13)
IEC 80000-13 Parte 13: Ciencia y tecnología de la información (IEC 60027-2 e IEC 60027-3)
IEC 80000-14 Parte 14: Telebiométrica relativa a fisiología humana (IEC 60027-7)
IEC 80000-15 Parte 15: Telebiométrica relativa a la telesalud y la telemedicina a nivel mundial
Ambiente
FORMULARIO
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.
Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que sea llenado con un número válido para un año, etc.Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.
Partes de un Formulario
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.
Objetivo
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.
Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo electrónico.
Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.
Importancia
Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
Función del Formulario
La función del formulario es que sirve para guardar información en la base de datos sin tener que recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clásico es el de las páginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar información.
Tipos de Formularios
Formularios Pre-impresos
Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de diferente tipo:
Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de escribir.
Hojas Continuas. Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas. Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.
Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.
Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir la manipulación contínua y transporte del contenido sin riesgos.
Formularios electrónicos
Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo.
ISO 19011 Sistema de Gestión de Calidad - Auditoría de Calidad
ISO/IEC 20000 Tecnología de la información - Gestión del servicio
ISO/IEC 20000-1:2007 Gestión del servicio. Parte 1: Especificaciones (ISO/IEC 20000-1:2005)
ISO/IEC 20000-2:2007 Gestión del servicio. Parte 2: Código de buenas prácticas (ISO 20000-2:2005)
ISO 20022 Esquema universal de mensaje para la industria financiera Servicios Financieros
ISO 22000 Sistemas de Gestión de Seguridad Alimentaria
ISO 22320 Seguridad de la Sociedad. Gestión de emergencias.
ISO 26000 Responsabilidad social (de las organizaciones)
ISO/IEC 26300 OpenDocument Format (.odf)
ISO/IEC 27000 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información
ISO/IEC 28000 Seguridad de Riesgos en la cadena de suministros
ISO/IEC 29382 Reglas de gobierno de las TIC (IT Governance)
ISO 30000 Sistemas de gestión para el reciclaje de los barcos TC 6 Buques y tecnología marina
ISO 31000 Gestión de riesgos
ISO 32000 Formato de Documento Portátil (.pdf)
ISO/IEC 38500 Gobierno Corporativo de Tecnología de la Información
ISO/IEC 80000 Cantidades y Unidades
ISO 80000-1 Parte 1: Generalidades (IEC 60027-1 e IEC 60027-3, ISO 31-0)
ISO 80000-2 Parte 2: Signos y símbolos matemáticos utilizados en ciencias naturales y tecnología (IEC 60027-1, ISO 31-11)
ISO 80000-3 Parte 3: Espacio y tiempo (ISO 31-1 e ISO 31-2)
ISO 80000-4 Parte 4: Mecánica (ISO 31-3)
ISO 80000-5 Parte 5: Termodinámica (ISO 31-4)
IEC 80000-6 Parte 6: Electromagnetismo (IEC 60027-1, ISO 31-5)
ISO 80000-7 Parte 7: Luz (ISO 31-6)
ISO 80000-8 Parte 8: Acústica (ISO 31-7)
ISO 80000-9 Parte 9: Física química y física molecular (ISO 31-8)
ISO 80000-10 Parte 10: Física atómica y nuclear (ISO 31-9 e ISO 31-10)
ISO 80000-11 Parte 11: Números característicos (ISO 31-12)
ISO 80000-12 Parte 12: Física de estado sólido (ISO 31-13)
IEC 80000-13 Parte 13: Ciencia y tecnología de la información (IEC 60027-2 e IEC 60027-3)
IEC 80000-14 Parte 14: Telebiométrica relativa a fisiología humana (IEC 60027-7)
IEC 80000-15 Parte 15: Telebiométrica relativa a la telesalud y la telemedicina a nivel mundial
Ambiente
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.
Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que sea llenado con un número válido para un año, etc.Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.
Partes de un Formulario
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.
Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo electrónico.
Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.
Importancia
Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
Función del Formulario
La función del formulario es que sirve para guardar información en la base de datos sin tener que recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clásico es el de las páginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar información.
Tipos de Formularios
Formularios Pre-impresos
Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de diferente tipo:
Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de escribir.
Hojas Continuas. Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas. Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.
Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.
Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir la manipulación contínua y transporte del contenido sin riesgos.
Formularios electrónicos
Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo.
Estos formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de verificación de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratón para que aparezca una "X" en la casilla adecuada.También es posible especificar una serie de respuestas "por omisión" en campos específicos, con vistas a facilitar aún más la labor de cumplimentación del formulario.
Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretación de los datos introducidos, como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Además, si la computadora está conectada a una red, los formularios electrónicos pueden ser compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando así por completo la necesidad de los formularios en papel.
Windows viene con muchos programas accesorios útiles, incluyendo un procesador de texto elemental (WordPad), un programa de gráficos (Paint) y un programa de comunicación (HyperTerminal). También proporciona varias herramientas útiles, como Calculadora (Calculator) y Block de notas (Notepad).
Para otras funciones (de acuerdo a las necesidades), se utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible diseñar formularios electrónicos que garantizan una rápida y correcta recogida de información.
Tipos de Campos en Formularios
Se pueden usar diversos tipos de campos en los formularios. Aunque los datos siempre se capturan como cadenas de caracteres, difieren respecto a la forma en que se presenta su captura. Hay que matizar que no es posible hacer ningún tipo de comprobación sobre los datos que el usuario va introduciendo (ello se haría posteriormente en el propio script, o bien usando JavaScript).
Usos de los Formularios
Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de información, como por ejemplo:
- Crear un formulario de registro para conocer quiénes son sus usuarios.
- Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios.
- Diseñar un formulario web para actualizar una base de datos.
- Desarrollar una herramienta de búsqueda para buscar en el sitio web.
- Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.
- Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio
Después de rellenar un formulario, a través del botón denominado Enviar la información se enviará a un "gestor de formulario" que puede hacer varias cosas con los datos:
- Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos más tarde.
- Enviar los datos por correo electrónico directamente al administrador de la web.
- Añadir la información desde los formularios a la base de datos.
- Introducir directamente los datos en una página web del sitio.
Clasificación de Formularios
Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica.
Número correlativo:
Asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se desactualizada constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.
Por área emisora:
Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.
Compras: 0000 al 0999
Contabilidad 1000 al 1999
Ventas 2000 al 2999
Asignar los dígitos característicos a cada área y un número correlativo.
Compras 01 – XXXX
Contabilidad 02 – XXXX
Ventas 03 - XXXX
Por el procedimiento en que interviene:
Es el que presenta mayores ventajas por la fácil ubicación del formulario por parte del usuario.
Sistemas de Control de Formularios
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Pasos para la Elaboración de un Formulario
- Tomar muestra de todos los formularios
- Posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas
- Codificar por temas
- Agrupar por función
- Codificar por función
- Preparar carpetas para archivar las muestras
- Preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario, y el número de índice funcional que le corresponde.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.
Objetivos y Beneficios de los Manuales Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:
- Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
- Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización
- Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
- Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias
- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
- Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
- Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
- Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
- Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
- Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
- Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
- Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.
- Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales
Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor importancia:
- Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.
- Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
- Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido
- Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
- Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido
- En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.
Clasificación de los Manuales Administrativos
La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:
De Organización
De Normas y Procedimientos
De Puestos y funciones
Manual de Organización
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:
- Historia y Descripción de la Empresa
- Misión, visión y objetivos de la empresa
- Legislación o base legal
- Estructura de la organización (organigrama General)
- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)
- Normas y políticas generales
Manual de Normas y Procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y Procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
- Identificación del procedimiento
- Nombre
- Área de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Normas generales
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran
- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
- Descripción de cada una de las actividades que lo integran
Manual de Puestos y Funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
- Identificación del Puesto de Trabajo
- Nombre
- Área de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica (objetivo)
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
- Diarias o frecuentes
- Semanales
- Quincenales
- Mensuales
- Trimestrales
- Semestrales
- Anuales
- Ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
- Nivel académico
- Habilidades y destrezas
- Conocimientos técnicos y/o específicos
Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
Recopilación de información
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.
Interpretación y diseño de la información
Interpretación y Diseño de la Información
No es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
Depuración y Complemento de Información
Es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
Diseño del Manual
Es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión.
Elaboración del manual
Elaboración del Manual
Es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico.
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.
Aprobación y Actualización del Manual
La aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.
Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las mismas.
ENLACES DE CONSULTA
https://aprendiendocalidadyadr.com/evolucion-de-las-normas-iso/
https://es.m.wikipedia.org/wiki/Anexo:Normas_ISO
http://m.monografias.com/trabajos93/formularios/formularios.shtml
https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
Karla Bialko C.
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